活用Word技巧 辦公事半功倍(6)

作者: msvzd  2015-03-04 16:13 [查查吧]:m.uabf.cn

  論文Word技巧小結(jié)

  前一段時間用Word2000寫論文,越來越覺得Word設(shè)計者獨具匠心。我從初中開始用Word5.0,一直用到現(xiàn)在這個版本,其間用它排過兩本書,大 概用過超過80%的功能(粗略地按help統(tǒng)計),包括自己寫宏和帶對話框的Word Basic,應(yīng)該說比較有發(fā)言權(quán)。微軟的東東總的來講讓我滿意的很少(Windows一日不消除藍屏,就一日不能登大雅之堂),Word算頭一號。我看過 一篇對微軟Office組總頭的專訪,他說市場調(diào)查顯示絕大多數(shù)用戶只用到Word很少的一點功能,非常可惜。我相信這并非妄言。半月前我們實驗室有個哥 們說vi比Word功能強,我聽著不服,讓他舉例。他說,vi可以選定文本中的一列,Word不行。我當時無言以對,因為我確實不知道Word里怎么選定 列,EditPlus或者UltraEdit倒是可以,后來我看了幫助,才知道Word里按Alt拖鼠標是可以選列的。再早些時候, PlateauWolf曾經(jīng)敏銳地觀察到Word中文排版每行最后的標點符號參差不齊,并因此大肆鼓吹WPS 2000。我也是到最近才知道,Word里有個選項,“排版時壓縮標點間距”,把它關(guān)了就沒事了??梢姡醯牟皇荳ord而是我們。

  下面我總結(jié)幾條用Word排論文的技巧

  插公式時經(jīng)常需要讓公式居中對齊、行末的公式編號右對齊。只要設(shè)一個居中制表位和一個右對齊制表位,輸入時按TAB即可。建議居中制表位位置用字符做單位,比如五號字體在缺省A4頁面上是每行40字符,居中制表位就可以設(shè)在20字符處。

  我的公式編號用SEQ域輸入,從“插入”菜單選“域”即可。這樣做的好處是如果我有100個公式,在最開始插入一個新的,那么這100個公式的編號都要加1。

  如果手工修改會非常耗體,而Ctrl+A全部選定再F9更新域則十分快捷。

  參考文獻用尾注,也在“插入”菜單里。缺省的是上標格式,按Ctrl+‘+‘可以改成正常格式。好處也是可以自動排號。

  圖片說明用題注。一般排版要讓題注寬度小于版心距,我用水平標尺上的懸掛縮進加右縮進實現(xiàn)。

  Word表格中可以進行簡單的計算。比如我有一個表格,讓第三列的值顯示第二列比第一列多百分之幾,用“表格”菜單的“公式”即可,不用Excel高射炮轟蚊子。

  對公式、尾注、圖片、表格的引用一概用交叉引用,“插入”菜單下。好處是可以做成超級鏈接,而且公式編號改動的話對這個公式的引用會跟著改。

  所有的章節(jié)標題都用樣式,并且用多級項目符號列表。好處是標題編號(第幾 章、第幾節(jié))可以自動生成,可以在文檔結(jié)構(gòu)圖(“視圖”菜單)中瀏覽,可以用垂直滾動條下方的定位按鈕快速定位,還可以生成目錄。我一般關(guān)閉“基于所用格 式定義樣式”這個自作聰明的功能,所有樣式都自己選。

  我的圖片和表格做成嵌入式的,這樣不會亂跑。表格每個單元格水平垂直均居中對齊(Word 2000新增功能)。表格段落格式選“段中不分頁”,這樣不會出現(xiàn)表格拆到兩頁上的惡心局面。

  我的正文缺省樣式是首行縮進2字符。輸公式的時候要另起一行,但是邏輯上它應(yīng)該跟前面的文字算作一段(鼠標三擊可以選定段),我用Shift+Enter小回車搞定。每次要輸入公式的時候,點到前一個包含公式的段,用格式刷復(fù)制即可。

  先寫這么多,以后有新的再補充,也歡迎大家補充。

  用Word編輯論文的幾個建議

  由于各方面的原因,大家主要還是用Microsoft Word (以下簡稱Word)編輯論文。Word在寫科技論文方面雖然有一些先天不足,但卻提供了非常強大的功能。如果不能充分利用這些功能,可能經(jīng)常要為不斷地 調(diào)整格式而煩惱。我把自己以前使用Word的經(jīng)驗和教訓總結(jié)一下,拋塊磚。

  原則: 內(nèi)容與表現(xiàn)分離

  一篇論文應(yīng)該包括兩個層次的含義:內(nèi)容與表現(xiàn),前者是指文章作者用來表達自 己思想的文字、圖片、表格、公式及整個文章的章節(jié)段落結(jié)構(gòu)等,而后者則是指論文頁面大小、邊距、各種字體、字號等。相同的內(nèi)容可以有不同的表現(xiàn),例如一篇 文章在不同的出版社出版會有不同的表現(xiàn);而不同的內(nèi)容可以使用相同的表現(xiàn),例如一個期刊上發(fā)表的所有文章的表現(xiàn)都是相同的。這兩者的關(guān)系不言自明。在排版 軟件普及之前,作者只需關(guān)心文章的內(nèi)容,文章表現(xiàn)則由出版社的排版工人完成,當然他們之間會有一定交互。Word 倡導(dǎo)一種所見即所得(WYSIWYG)的方式,將編輯和排版集成在一起,使得作者在處理內(nèi)容的同時就可以設(shè)置并立即看到其表現(xiàn)??上У氖呛芏嘧髡邽E用 WYSIWYG,將內(nèi)容與表現(xiàn)混雜在一起,花費了大量的時間在人工排版上,然而效率和效果都很差。 ?

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