對于用人單位來說，檔案的作用主要體現在為單位人事部門提供依據。檔案是歷史的真實記錄，通過利用檔案，可以清楚地了解過去的工作軌跡，總結經驗教訓，為領導科學決策和科學管理提供重要的參考和依據。

    現代企業(yè)為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能的全面、準確的了解員工，通常會將考察現狀與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務水平、個人素質、歷史情況等原始材料有機結合。尤其會將檔案中的學業(yè)成績及思想表現情況作為接收畢業(yè)生的重要依據。而在用人過程中形成的定級、調資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料都會匯總，歸入本人檔案，作為考核依據。

    因此用人單位在人事任免、考核時，都經常要用到員工人事檔案，考察其德、能、勤、績等情況，從而全面準確地了解個人的情況，為人力資源的正確選拔和使用起到了重要參考作用。