*將每份入庫單所列的到貨原始資料和憑證、驗收資料及相關(guān)問題處理的資料、憑證出、入庫及存儲期相關(guān)記錄和資料等分別裝訂成冊建立檔案，由各庫區(qū)保管員統(tǒng)一保管。

　　*檔案要統(tǒng)一編號，以便查閱。

　　*檔案部門保管期為一年，到期交由管理部統(tǒng)一存檔。

　　*電子計算機(jī)倉儲管理系統(tǒng)，要設(shè)立檔案管理子系統(tǒng)，以輔助檔案管理工作。

　　三、出庫管理制度:

　　貨物出庫應(yīng)遵循“先進(jìn)先出、推陳儲新”的原則。

　　出庫單內(nèi)容包括：收貨單位、日期、貨物入庫時的批號、品名、規(guī)格型號、數(shù)量、倉管員簽字等。

　　1、 出庫程序及作業(yè)方法

　　倉庫一切貨物的對外發(fā)放，一律憑有關(guān)人員簽章的“申請單”或“出貨通知單”由相關(guān)人員辦理出庫手續(xù)。

　　1) 復(fù)核

　　復(fù)核的內(nèi)容：

　　*對出庫單，應(yīng)核對數(shù)量、規(guī)格品種與庫存是否有出入。

　　*檢查包裝的完好性，凡包裝破損未經(jīng)修復(fù)加固一律不準(zhǔn)出庫，無論是否倉庫原因?qū)е碌钠茡p，均應(yīng)修復(fù)。地嘜標(biāo)志應(yīng)清楚、完好。

　　經(jīng)復(fù)核確認(rèn)無誤后，即可允許放行出庫。

　　2) 放行

　　根據(jù)貨物實發(fā)情況，倉管員開具出門證，交提貨或發(fā)運(yùn)人員作為出門交門衛(wèi)放行的依據(jù)。門衛(wèi)必須接到簽發(fā)的出門證才可放行。

　　3) 登賬

　　登錄貨物保管明細(xì)帳，無論用計算機(jī)或手工生成，都應(yīng)詳細(xì)反映倉庫貨物進(jìn)、出、結(jié)存的準(zhǔn)確情況。主要內(nèi)容有：

　　物品編號、出庫日期、品名規(guī)格、數(shù)量、收入、支出等。

　　登錄或消除保管賬必須以正式收發(fā)憑證為依據(jù)。賬目不得任意涂改。

　　賬目應(yīng)做到：

　　*實記錄入、出、結(jié)存數(shù)，賬物相符;

　　*筆筆有結(jié)算，日清月結(jié)，不做假賬;

　　*手續(xù)健全，賬頁清楚，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確;

　　*堅持會計記賬規(guī)則，嚴(yán)格遵守;

　　*出現(xiàn)問題，經(jīng)處理后，賬面要明確反映，并如實說明。

　　4) 建檔

　　參照入庫管理制度的相關(guān)建檔條例。

　　四、貯存:

　　1. 堆碼

　　1) 堆碼原則

　　*保證貨物不變形,且能確保人員、貨物及設(shè)備的作業(yè)安全。

　　*方便管理人員收發(fā)、盤點(diǎn)和維護(hù)，便于裝卸搬運(yùn)作業(yè)。

　　*便于信息系統(tǒng)管理,充分提高作業(yè)效率和倉儲利用率.

　　2) 碼垛要求

　　*輕啟輕放,大不壓小,重不壓輕。標(biāo)志直觀清晰，標(biāo)簽朝外。

　　*四角落實，整齊穩(wěn)當(dāng)。

　　*通道寬度適當(dāng),方便作業(yè)。

　　*對不同品種、規(guī)格型號、批次及不同生產(chǎn)企業(yè)的貨物要分開堆碼。碼垛間距為10公分。為保證“先進(jìn)先出”的方便,要按進(jìn)貨先后的順序堆碼。

　　*袋裝貨物定型碼垛,重心應(yīng)傾向垛內(nèi);紙箱包裝和桶裝貨物箱口應(yīng)向上;破包貨物要另行堆放。

　　*堆碼的貨物必須是驗收完畢,允許入庫的;應(yīng)包裝完好，標(biāo)志清楚。

　　3) 堆碼方法

　　堆碼作業(yè)依靠叉車等設(shè)備與人工相結(jié)合，并按照貯存要求進(jìn)行動作。

　　*對袋裝貨物，可采用方便于計量的 “五五化”堆碼法,便于過目成數(shù)、整齊、方便盤點(diǎn)和出庫。

　　*對規(guī)格品種繁多的小件物品和零件，如軸承、電子產(chǎn)品及各類配件等，應(yīng)采用貨架式堆碼法。存放時要分清品種、規(guī)格、型號等，同類貨物應(yīng)盡量存放在相同的貨架，便于存取。

　　*托盤式堆碼法：根據(jù)貨物的包裝情況，及倉庫的存重壓力進(jìn)行運(yùn)作。

　　4) 墊垛

　　墊垛的目的在于隔潮，應(yīng)根據(jù)貨物性能和氣候條件來確定。墊垛材料可采用油氈、墊板等，木料作墊料時要經(jīng)過防潮、防蟲處理。

　　5) 苫蓋

　　為了防止貨物受潮，可采用苫蓋的形式。苫蓋后的貨垛應(yīng)穩(wěn)固、嚴(yán)密、不滲漏雨雪。可供用雨布、油氈、帆布等，就貨物堆碼外形，把苫蓋物直接敷蓋在貨物上面。

　　2. 防護(hù)

　　1) 倉庫溫濕度控制法

　　*通風(fēng)

　　利用庫內(nèi)外空氣溫度不同而形成的氣壓差,使庫內(nèi)外空氣形成對流,來達(dá)到調(diào)節(jié)庫內(nèi)濕度的目的。通風(fēng)時應(yīng)開啟背風(fēng)面上部的窗戶，并打開庫門，以促進(jìn)庫內(nèi)空氣的完全循環(huán)。倉管員可根據(jù)實際情況，確定通風(fēng)時間長短和通風(fēng)時開啟門窗的數(shù)目。在有風(fēng)的日子，借風(fēng)的壓力更能加速空氣對流，但風(fēng)力不能過大(風(fēng)力超過5級灰塵較多)。