下面給大家介紹下發(fā)電子郵件的技巧以及注意事項(xiàng)，希望可以幫到您哦!
如今，可能已經(jīng)找不到?jīng)]有電子郵箱的網(wǎng)民了。特別是職業(yè)人士，還擁有使用公司域名的郵箱。職業(yè)人士的利用公司郵箱發(fā)送郵件與私人信件有著很大區(qū)別，存在著職場(chǎng)郵件禮儀方面的新問(wèn)題。
據(jù)統(tǒng)計(jì)，如今互聯(lián)網(wǎng)每天傳送的電子郵件已達(dá)數(shù)百億封，但有一半是垃圾郵件或不必要的。“在商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間”，電子郵件禮儀的一個(gè)重要方面就是節(jié)省他人時(shí)間，只把有價(jià)值的信息提供給需要的人。
寫Email就能看出其人為人處世的態(tài)度。你作為發(fā)信人寫每封Email的時(shí)候，要想到收信人會(huì)怎樣看這封Email，時(shí)刻站在對(duì)方立場(chǎng)考慮，將心比心。同時(shí)勿對(duì)別人之回答過(guò)度期望，當(dāng)然更不應(yīng)對(duì)別人之回答不屑一顧。
我為您整理出了史上最完整版本的職業(yè)電子郵件中禮儀問(wèn)題，希望能給您的工作帶來(lái)幫助!
關(guān)于主題
1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的
2.標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要讓Outlook用…才能顯示完你的標(biāo)題
3.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”
4.一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理
5.可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符(如“*!”等)來(lái)突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。
6.回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RERE一大串。
關(guān)于稱呼與問(wèn)候
1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度
郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng);在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL.
如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“x經(jīng)理”;如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“Dearxxx”，顯得很熟絡(luò)。
2.Email開頭結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)
最簡(jiǎn)單的開頭寫一個(gè)“HI”，中文的寫個(gè)“你好”;結(jié)尾常見(jiàn)的寫個(gè)BestRegards，
中文的寫個(gè)“祝您順利”之類的也就可以了。
俗話說(shuō)得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待。
關(guān)于正文
1.Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順
Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情;如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。
正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬(wàn)不要學(xué)唐僧。
2.注意Email的論述語(yǔ)氣
根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系;郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。
尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。
電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見(jiàn)的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓(xùn)!
3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。
如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒(méi)人有時(shí)間仔細(xì)看你沒(méi)分段的長(zhǎng)篇大論。
4.一次郵件交待完整信息
最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)確。不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。
5.盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查
這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開;如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。
在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。
6.合理提示重要信息
不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過(guò)多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。
7.合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述
對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì)表?yè)P(yáng)你的體貼。
8.不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用：)之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻
BusinessEmail不是你的情書，所以：)之類的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場(chǎng)合，比如現(xiàn)在-：)
以上是發(fā)電子郵件的技巧以及注意事項(xiàng)的介紹，希望可以幫助到大家!
